现阶段在职场工作的员工，几乎没有人不会使用Office软件，但是，从职业化的标准上看，却存在着一些具体的应用问题，即人们常困扰于那些有规律且重复性的、麻烦的操作过程中，导致电子文档的制作、编排费时费力，且达不到预期的标准（既要高效率，还要高质量）。主要问题包括：

 文档阅读的标准尚不统一，导致文档制作人常常与文档审阅者存在沟通的差异

 审阅工具未能有效发挥作用，导致不习惯运用信息技术提升文档处理的能力

 人与计算机的交流存在着一定的障碍，导致经常困扰于简单重复性操作之中

下面将分别展开说明。

一、 Word软件应用与行文表述方面问题

目前职场中Word软件的应用问题，主要不是人们不会写字，而是写出来的文章不能被有效地阅读和编审。其实Word软件为此提供了简单、方便的管理工具，只要通过学习、正确掌握就可以大大提升行文的质量，即文章条理层次清楚，文稿版式统一规范，且编审过程简单、方便、直观。

(一) 职业化电子文稿的阅读规律

有效阅读，通常有其固定的规律。所以，我们一般在文档制作前都会在统一阅读语境的过程明确文章的审读方法：

按文稿结构（大纲）、读文章内容（段落文字）、品段间的衔接与逻辑关系。

1. 关于文章结构的审读

(1) 审阅文章结构的原则

一篇文章只允许存在一个中心思想，文章结构的分解过程包括自上而下（纵向）和从左至右（横向）两个方向展开。即文章的各级标题（一般三级标题、三层结构）就可以说明一些相对复杂的问题了（见图 1）。

图 1 结构化思维的四项基本原则

自上而下拆分子思想的过程，要求达到独立、穷尽的状态；

从左至右拆分子思想的过程，要求达到同属、顺序的排列。

该思想及审阅原则可以借助“金字塔原理”课程进行学习和训练。

(2) 审阅文章结构的工具

利用Word软件的“文档结构图”（或“导航窗格”），可方便查看并控制文章的结构，包括在结构（各级标题）间任意跳转，大大减轻了结构化审核及编辑的操作麻烦，为条理文章思路，理清层次结构提供了最有效的工具（见图 2左侧窗格）：

图 2 职业化电子文稿的审核工具（左审结构，右审版式）

说明：本课程将重点说明如何借助“文档结构图”进行文章条理性审核的方法。包括各级标题内容的逻辑关系正确、自动编号的父子关系正确等。

2. 关于文稿版式的审读

(1) 审阅文稿版式的原则

职场行文要求同类段落不论在一篇文稿中出现几次，不论出现在哪一页中，都必须格式相同。所以，很多人习惯性地使用“格式刷”工具，从而导致丢三拉四的现象普遍存在，影响着文稿的排版质量，增加了相关编修的操作负担。

(2) 审阅文稿版式的工具

针对文稿版式规范和统一的要求，Word软件提供了一个名为“样式”的窗格（通常可以打开布局于窗口的右侧），见图 2右侧窗格，该工具就成为判断文稿版式是否规范的利器。

如果“样式”窗格内只显示与本文稿排版相关的若干“样式”名，如标题、正文和落款等（见图 3左），则说明本文排版格式规范且统一（不论文稿存在多少页）。

图 3 规范版式与混乱版式的“样式表”对比状态

如果“样式”窗格内显示了一些“格式”名（即被人为修饰且与规范格式相异的名称，该名称通常显示那些差异性的修饰参数），则该文稿哪怕只有一页纸，也表明整篇文稿存在乱版现象（见图 3右）。

说明：本课程教学中将重点说明如何判断“样式”窗格中的样式名与格式名，以帮助审读者对文稿版式的规范进行评价，说明如何通过控制样式表的方法，快速规范文稿版式。

3. 现代文稿的审核原则

在职场行文工作中，对文稿质量的审核要求主要关注在以下五个方面：

一审文章结构要清晰（三级标题、三层结构）

二审文稿版式要规范（同类对象，格式统一）

三审文稿语句要工整（主、谓、宾语要齐全）

四审行文用词要准确（避免滥用词汇生奇异）

五审文章语言要美妙（简捷清新且赏心悦目）

在现阶段，把握行文质量的主审内容应当为上述第1条和第2条。前面已经介绍，审核工具可以利用Word软件提供的“文档结构图”和“样式表”。

在此基础上再审后3条，可以使文章达到锦上添花的效果。但是，这确实需要一些深入的语言功底。所以，这部分内容不作为本课程的重点，可另设相关继续学习的课程。

(二) Word软件应用的现行问题

1. 行文人现阶段Word应用的主要问题

(1) 文章审阅及编辑方面的主要问题

如果按传统方式在纸稿上进行文章内容的审核、修改与编辑，常常因为修改后需要反复誊写这一麻烦过程，影响到工作的效率和质量（见图 4）。

图 4 传统改稿过程是在纸稿上进行圈点勾画，改乱了则需要重新誊写

如今，很多人都开始在电子文档中进行文稿的审核和编修工作了。但是，并非人人都认识并能熟练掌握Office软件提供的简化处理工具。导致，虽然使用了工具但仍未达到预期的工作效果（既有效率也保证质量）。

由于人们不习惯利用“文档结构图”（或“导航”）窗格，所以目前在Word窗口中打开的大部分文稿，其“文档结构图”（或“导航”）窗格内，通常都不能完整显示文章的结构，即文稿的三级标题（见图 5左）。导致查看、编辑此类文稿时通常需要打印成纸稿后进行，既浪费纸张，又不方便在跳转中查看文稿的结构及逻辑关系。一旦文稿进行频繁修改，撰稿人将反复处理那些简单、重复性编修操作，还不一定保证版式的规范整齐，十分麻烦！

图 5 问题文档的版式特征

如果正确掌握了Word软件的应用技巧，将文稿组织成图 2左的形式，借助“文档结构图”（或“导航”）窗格这一工具，就可以实现直观查看、简单操作的效果。既简化了麻烦，还能提升文稿质量。包括：

从宏观的角度，按结构查看文章的层次与逻辑关系，还可以通过单击其中某一具体标题的方法，快速跳转至相关页面以查看相关的细节内容，甚至可以按文章的层次关系批量、整体调整文稿（带着父子关系）的结构，既可以实现操作的快速简单，又可以避免丢三拉四现象，等等。

(2) 文稿排版与格式统一方面的问题

为保证同一文稿同类段落（如各级标题）具有相同的排版格式，目前人们最习惯使用的工具就是Word软件中的“格式刷”。但是，该功能却常常造成丢三拉四的工作状态，导致文稿版式不能统一、规范。而且，在重复性编排过程中更显示此类操作的麻烦。

现实情况是，人们在行文中习惯手工直接在页面中修饰对象（如段落），导致“样式“窗格”内产生大量的“格式”名（不统一因素），显示出杂乱的排版现象（见图 5右侧）。

Word软件针对版式规范的控制要求，提供了一个有效的操控工具，称为“样式”窗格。该窗格内可以预先针对排版要求设置一组样式名称，以确定当前文稿的排版风格。设置原则是：凡具有个性化修饰的段落，将其修饰参数组合后建立一个具有唯一性的样式名称，以保证同名样式的段落，具有相关的修饰参数。

例如：普通公文包括文章“标题”、各级标题（“标题1”至“标题3”）、“正文”和“落款”等6个基本样式，这6个样式就决定了此类公文的整体版式。

样式表内样式名称的多少，就决定了某类文稿版式的简单或复杂程度。

现阶段职场上使用Word软件制作的电子文稿，大多显示为图 5的状态，即左侧“文档结构图”内不能显示全部的文稿结构，右侧“样式表”内显示乱版的状态。所以，急待通过培训加以改善，以保证人人、次次制作同类文稿时，借助工具的正确使用以达到既操作相对简单、高效，又可保证版式规范、内容各异的要求。

2. 针对管理（审阅）者Word应用的问题

(1) 正确的审阅方法可以提升审阅工作的效率

如果管理（审阅）者可以掌握正确的文稿审读方法，就可以在准确、有效的过程中形成快速沟通机制。正确的文稿审阅方法包括：

 按结构审文章的条理是否清楚，可借助Word软件提供的相关工具（说明“文档结构图”的使用技巧）；

 看内容（页面文字），语句是否工整（主、谓、宾齐全）、用词是否准确

 品关系，指段落的衔接与逻辑关系（合理、通畅）。

(2) 传统的文稿审阅习惯影响着工作效率

现阶段很多管理还是习惯通过纸稿审核文章。主要问题包括：

查看文稿结构时常常在各页面间翻转，容易影响整体思路；

手工圈改文稿内容时，势必形成页面效果的杂乱现象，改后必须重新誊写文稿，这一过程既费时、费力，又容易出错。

(3) 现代信息技术应用手段偏低影响着工作效率

现阶段很多从事管理的审阅者平时并不常用计算机，或者不习惯通过计算机处理与文档审阅相关的事宜，所以在面对与行文工作相关的新技术面前，显得知识缺乏、操控笨拙，更不知道存在哪些可以辅助自己审阅、编修文稿的有效利器，甚至不知道如何要求员工达到什么样的信息技术应用水平。

这一现状，既不利于在信息化社会环境下发布准确的工作指令，也不方便自己对电子文稿的审阅和修改，严重影响着个人及团队工作的效率。导致在已经文档电子化的环境下，本来可以手到擒来的事，却需要反复经过多人流转才能实现，费时且易错。

以上内容和关系的审核，可借助金字塔原则提供的要领加以训练；

落实到具体文稿的审核过程，课程将借Word软件的相关工具实现简化控制，例如：

借助“文档结构图”以简化内容的逻辑结构审核过程；借助“样式表”审核文稿的版式是否规范、统一。

(三) 正确使用Word软件的学习要领

1. 改善行文人Word软件应用能力的教学要领

(1) 规范职业化行文工作的流程

通过规范化行文工作流程，帮助Word使用者养成良好的行文习惯，以达到提高行文效率、保证行文质量的职业化工作目标（或能力）。

(2) 建立快速制作规范文档的机制

针对职场公文的制作，很多类型的公文都存在相对固定的结构和版式要求，为避免人人、次次处理那些有规律且重复性的操作，最佳方法就是借助Word软件的“文档结构图”固化文章的层次结构，利用“样式表”锁定某类公文的版式，最终形成某类公文制作的模板文档，并将此模板分发给相关员工，以排除文稿制作过程中大量、重复性的修饰过程（提高行文的效率），帮助行文人集中精力于文稿结构和内容的思考过程中（以提升行文质量）。

本课程将重点说明“样式”和“模板”两大功能在上述需求方面的应用。

(3) 针对专业性长文档的高效编排要领

在职场中有部分员工会遇到专业文稿或长文档的编排困惑。

例如：与自动编号相关的排版不易有效控制、制表与插图的排版容易产生乱版现象、页眉与页脚信息的设置不易差异化，等等。

针对此类复杂、专业性文档的制作与编排，我们将开设专题课程，以解决此类人群的高技术性专业排版要求。

2. 提升管理（审阅）者运用Word软件能力的教学要领

(1) 会评价

从管理（审阅）者的角度看，首先必须掌握职业化电子文稿的评价标准（定量或定性），其次就是掌握简单的审阅评价工具，才能有效提高文档的审阅效率和质量。

本课程将针对职场对电子文稿的两项基本要求，说明并训练管理（审阅）者掌握电子文稿的审阅方法和评价要领。

(2) 会审阅

针对电子文稿日益增多的情况，管理者自身也需要具有高效、高质审阅电子文稿的能力，包括如何审阅文章的结构、如何审核文稿的版式、如何进行全文检索、关键词查找等。

为满足管理（审阅）者这方面的要求，课程将借助Word软件提供的相应工具，结合实际案例加以训练，在简化电子文稿的审阅过程中，提升审阅者自身的信息技术应用能力。包括：如何利用“文档结构图”审核文章的层次结构（逻辑关系）；如何利用“样式表”审核文稿的版式规范，并提出修改方案。

(3) 会编修

一旦管理者掌握了高效审阅的方法，就难免需要自己对文稿内容进行一些必要的批改，随时将自己的思想融入编审文稿中，包括：标记重点、增删内容、添加批注，以及查看并整合多人更改的内容等。

针对此类需求，课程将为管理（审阅）者提供相应的简化操作方法，包括Word软件提供的一组“审阅”功能，例如：启动“审阅”功能，运用“修订”功能更改文稿内容，以及通过“接受”、“拒绝”功能方法完成文稿的整合编辑等。

3. 课程大纲

针对行文人的Word应用课程，我们设计了一个1~2天的课程。针对管理（审阅）者的Word应用，我们设计了一个0.5～1天的课程（见附件）。课程的主要结构包括三个阶段：

 认识文章审阅的规律及职业化电子文档的评价标准

 电子文稿制作的规范流程

 快速制作规范文稿的技巧（样式和模板）

 混合排版的现行问题及处理方法

课程内容还可以根据单位的具体需要进行微调，以更好地适应学习所需。

二、 Excel软件应用与数据处理和分析方面的问题

(一) 职业化数据表的阅读规律

只有统一了数据表的阅读语境，才能更有效地进行沟通交流。

为此，我们针对数据阅读的规律，以及信息审核的要求明确表格审读的方法：

按表格结构（字段列）、看（各记录行）内容、比数据间的值（或逻辑关系）。

1. 关于数据（表）结构的审阅

针对数据管理的目标不同，应重点审核表体的结构。职场用表的主体包括两大类：

(1) 记录原始数据的表体结构（或称“流水账”结构的表）

原始数据表的制表目标：逐笔记录管理活动中每一个最小的、可控的项目（字段）资料，以形成基础数据库表。从此类表中可以获得万变的统计信息。

原始数据表的表体特征：单层上表头横向（从左至右）罗列着每一个具体的、可控的项目（字段）名称；一笔记录记一行形成数据库资料（见图 6）。

图 6 流水账结构的原始数据表

原始数据表的制表要求：结构清晰（上表头字段设置到独立、穷尽为止），而且内容要求准确、列向的数据格式要求统一。

(2) 综合展示数据关系的表体结构（报表、表单）

报表的制表目标：按管理目标组织各个管理项目（字段），以获得信息的综合展示状态。

报表的表体特征：双层及以上表头信息（见图 7左），且表头信息间存在系列值（变量或隐含字段），以方便信息的综合、分层比对与查看。

图 7 报表或表单的表体结构

或者，通过标签和填空单元格的结构组织表体，以便将一条记录的信息展开到一个页面中方便阅读（见图 7右）。

2. 关于数据准确并有效的审阅

表格数据的准确和有效性，直接影响着数据使用和分析的结果。但是，在日常制表的数据输入过程中，人们却不太在意，甚至随意输入，所以经常导致后期数据处理中的失误。为此，制表工作的一项重要审核内容，就是判断数据的准确和有效性，包括：文本型、数值型、原始型、加工型等。

(1) 文本型

此类数据用于说明数据含意或文本性的值。例如表头的名称、记录中的文本值等。一般情况下文本型数据不参与计算（但可以进行“计数”类统计）。

判断原则：在单元格内输入值（含数值或文本值）后，默认显示为居左排列格式。

(2) 数值型

此类数据频繁参与统计和计算过程，但数值的类型繁多（如整数、小数、百分数等），为有效阅读通常需要将其中修饰为特定的数字格式，以方便阅读。

判断原则：在单元格内输入数值后，默认显示为居右排列格式。

(3) 原始型

此类数据作为表格的基础数据，通常只能通过手工输入（无数据源）。

表格中的原始数据越多，后期数据监控或跟踪的（断）点就越多。为此，制表过程应当尽量减少原始数据。

判断原则：无源引用，必须用手工输入的数值，为原始数据。通过Excel软件的“编辑栏”审核其值。

(4) 加工型

凡可以通过计算获得的数据，统称加工数据。加工数据可以将相关数据（含原始数据）通过公式建立数学关联，同时形成数据间的跟踪关系，为后期数据处理提供了更简便有效的判断依据和理论的解读。

判断原则：凡可以用等于号获取的数值，原则不要手工输入。可以通过Excel软件的“编辑栏”审核公式。

(5) 列向数据的格式要统一

针对大型数据的统计分析，通常要求整列数据的格式要统一。即一列数据要文本型，都文本型（其中不能输入数值型）；要数值型，则都数值型。否则将形成垃圾数据，直接影响着大型数据表的统计分析和汇总结果。

判断原则：如果单元格内为数值，且左上角显示“绿三角”标记，表示为文本型数值。

3. 数据表的审阅原则及审核工具

(1) 数据管理的审核原则

其实表格数据的审读，通常存在着一些相对固定的规律，明确此规律后，即可在制表人与审阅者间形成规范的沟通平台，以提升表格数据的使用效率。针对表格内容及制表质量的审核要求主要关注在以下五个方面：

清晰且合理的表体结构（表头各字段设置要求独立到穷尽为止）；

准确并有效的表格数据（数据与文本、原始与加工类型要明确，列向数据格式要统一）；

明确且能跟踪算法关系（用数学的理论机制解读具体的管理问题，并建立数据跟踪关系）；

鲜明且易懂的图表展示（从不同的角度审视同一组数据，可获得不同的解读效果）；

灵活且变化的报表生成（可以按管理的不同要求随意组织相关统计数据）。

(2) 明确表体结构的类型以理清管理思路

方法：按上表头字段的名称，读记录行的内容，比较数据间的值与关系。

工具：表或报表（明确制表目标与表体结构的关系）

(3) 通过突出重点数据的显示状态提升数据的可读性

方法：将满足某些管理条件的数值加以突出显示，以提供决策或预警信息。

工具：条件格式

(4) 通过数据间的关联简化审核与跟踪的过程

方法：凡可以用计算获得的数据，原则应当避免手工输入。因为，一旦建立数据间的关联，就等于建立了办公自动化的机制，同时锁定了数据跟踪的依据，可以避免大量数据错位导致的扯皮现象。

工具：公式或函数

(5) 通过“名称”简化有规律且重复性定位过程

方法：针对经常需要光顾的数据点或范围，通过命名方法将其锁定。这样，既可以通过名称对此类数据进行定位，还可以让名称参与相关计算过程，甚至在公式的复制过程中自动建立绝对引用的关系。

工具：名称

(6) 针对万变的管理要求灵活获取有用的信息

方法：借助“数据透视表”功能，可以从规范的原始数据表中获得千变万化的统计信息（只要明确管理目标，即可通过“按”、“看”和“比”的读表规则组织综合性分析用报表）。既灵活方便，又可以简化大量复杂函数的设置，甚至减少编程类学习的负担。

工具：数据透视表或数据透视图表

(二) Excel软件应用的现行问题

1. 没有统一的表格阅读标准导致沟通间存在差异

针对表格数据的审阅，现阶段常常呈现一些盲目状态，或者在管理者和制表人间存在较明显的审读差异。如果能够按数学的审读方式统一表格数据的阅读方法，就可以大大提高数据阅读的效率，使此类沟通简单化。

例如：按结构、读内容、审关系。其中表的结构一般体现在上表头各字段名称间，表的内容则呈现于各个记录行中，数据间的关系常常是通过算法（公式）建立起来的（见图 8）。

图 8 建立正确审阅表格数据统一语言

针对这一目标，本课程将设置正确审读表格的内容，以帮助相关人员建立共同的语言，畅通交流环节。

2. 目标不明导致未按数据管理规律搭建表体结构

现阶段制表存在的主要问题，就是在不明确制作目标与表体结构关系的前提下，随意搭建报表类表格，导致后期数据处理时，需要从已经建立的报表中产生万变的相关统计报表，为制表人平添了无穷的麻烦（见图 9）。

因为，在此状态下需要学习或掌握大量复杂且不常用的函数，甚至需要通过编程的方法实现，完全违背了微软公司开发Excel软件的初衷。即软件使用者只需要熟悉专业，专心描述管理问题（准确），就可借助相关工具以简化复杂的计算过程。

图 9 报表结构一旦搭建相关统计则需要借助复杂算法获得

针对此类问题，本课程将说明管理目标与表体结构的关系。在正确搭建表体结构的前提下，就可以实现简单获取常规统计结果的目标，达到事半功倍的学习效果。在掌握基础应用后，如果有时间和精力，再学习一些更深入、复杂，可以提升自身管理水平的应用。

3. 随手生产垃圾数据导致数据使用和分析的障碍

在多年的培训过程中，我们发现很多学员在随手生产着大量垃圾（不规范）数据，尤其是在数据源杂乱的情况下更甚（见图 10）。这些垃圾数据严重影响着数据处理和分析的过程，所以常常需要花费大量的时间（包含精力和成本）从事垃圾数据的整理工作。

图 10 不规范数据将影响到数据分析和汇总统计

针对此类问题，本课程将说明垃圾数据产生的原因，如何借助Excel软件相关功能，养成良好的数据录入习惯，以避免垃圾数据的产生。甚至会针对数据的管理者说明如何审核数据，如何要求员工正确录入数据等。

4. 不能正确运用四类图表解读数据间的内涵关系

面对繁多复杂的表格数据，想快速、有效说明数据间的内涵关系确实不易。但是利用图表就可以直接、简单、有说服力地加以展示。然而我们发现很多人对图表的运用缺乏基本知识，只凭哪个图表“好看”来决定使用（见图 11）。

图 11 不同的图表类型存在不同的管理含意，不可乱用

针对此类问题，课程将重点说明创建图表的目标、目标与取值范围及类型的关系加以说明，以避免乱用图表造成的解读奇异。课程还将通过对图表的变化运用，说明不同类型图表在分析中的作用，引导正确运用图表以表达管理目标的能力。真正让图表会“说话”。

5. 不能灵活简便地从数据库中提取有用的管理信息

前面已经提及，由于表体结构的错误搭建将导致汇总统计的麻烦。为此，课程将说明什么样的表体结构适合获得万变的汇总统计结果，并借助“数据透视表”功能在实例演练中训练高效的报表生成过程（见图 12）。

图 12 如果没有流水账的基础数据表，万变的汇总统计将十分麻烦

(三) 正确运用Excel软件制表的学习要领

1. 正确认识数据管理的规则及数据阅读的规律

关于数据表的审读，其实存在着相对固定的规律，那就是按数据结构，看各行记录，比数据间的关系（见图 8）。表 1说明了表格审核的要领：

表 1 表格信息的审计要领

2. 借助规范流程养成良好的制表习惯

这一部分课程内容的重点在于控制表体结构的合理性，以及表格数据的准确和有效性。同时，在规范制表流程的熟练掌握过程中，养成良好的制表习惯，认识制表过程中以便遇到问题时可以在此结构的指导下游刃有余地加以解决。课程内容包括：

(1) 规划表体结构

在管理目标与数据结构间建立关联，选择合适的表体结构（表或报表），为后续数据分析奠定基础。

(2) 有效输入数据

通过工具的正确使用，减少垃圾数据的生成几率，以控制表格数据的质量，保证高效的使用状态。课程还会介绍一些限制输入的功能，以保护制表人在整合数据过程中减少不良信息的进入。

(3) 建立数据关联

结合管理的具体目标，通过公式建立说明计算与数据跟踪的常规技巧。

(4) 修饰表格数据

通过修饰以突出表体结构（表头、原始和加工区）、强化数据类型，也可以通过修饰提供重要信息的预警性。课程将通过相关功能的训练，提升表格数据的表现力（见图 13）。此功能运用状态，可以反映出制表人对数据的理解和呈现能力。

图 13 借助“条件格式”可以突出显示表格中的重点信息（提升预警性）

(5) 保存和输出数据

及时将处理的数据保存备用，并输出审读。课程将针对不同的保存及打印要求，说明相应的处理技巧，以提高工作效率。

3. 正确运用图表解读数据与管理间的关系

正确并灵活地运用图表，可以从不同角度审视同组数据，不但可以变化角度查看细节关系，还可以得到不同的管理结论（见图 14）。

图 14 借助图表可以在准确描述管理目标的前提下获得不同的审读结果

4. 运用算法的量化结果提升管理的高度

管理到了高层面，实质上就是一个数学的问题。所以，能否结合管理的具体目标正确运用有效的算法，就成为提升和评价管理水平的一个重要因素。

课程将通过公式的特殊应用（如复制过程产生的几种引用关系），以及函数的设置规律说明这方面的内容，以帮助制表人在管理问题与数学概念间建立联系，同时提升管理过程的理论性。

5. 掌握灵活提取管理信息的有效方法

目前职场使用Excel软件频率最高的应用点，莫过于周期性的数据汇总和统计工作了。前面已经提出，由于表体结构的问题（表或报表结构不清），导致很多人需要通过已经制作的报表，获取万变的相关汇总报表。这是一件十分费时、费力且不易出成果的工作。

为此，课程将重点说明如何组织基础数据表（即流水账结构的表体），并在此基础上借助数据透视获取不同管理目标的汇总报表（见图 15）。

图 15 周期性汇总统计报表，最好通过原始数据表生成（避免手工创建）

总之，如果希望正确、有效地利用地Excel软件辅助自己的管理工作，原则上需要复习一些与数学相关的知识。因为该软件的相关功能都是为了简化那些数学规则的运用而开发的。顺其规律进入学习状态，当然会取得最佳的学习效果。我们的课程将引导学员复习并挖掘这些规律，并将其结构到管理的实践应用环节中。

6. 课程大纲

借Excel提升职业化数据处理和分析能力的应用课程，我们设计了一个两天的规范课程（见附件）。包括三个教学阶段：

 认识数据管理的规律及职业化电子表格的评价标准

 按规范制表流程建立数据管理表格的结构

 有效运用表格数据获取可供决策的管理信息

课程内容还可以根据单位的具体需要进行微调，以更好地适应学习所需。

三、 PowerPoint软件应用与演讲表达方面的问题

目前职场中使用PPT软件的应用问题，主要不是人们不会制作幻灯片，而是不能借助演示文稿有效辅助倾听和信息展示、表达，甚至说不清楚演示文稿的审核要领（盲目以为美丽漂亮的就好）。

其实PowerPoint软件为均此提供了简单、方便的管理工具，只要通过学习并正确掌握就可以大大提升演示文稿的制作水平，达到有效辅助倾听和展示表达的高质量目标。

目前，主要审核的标准包括：演示文稿的结构要清晰（方便展示说明与理解）、版式要规范（整齐化一）、内容要详实（有理有据且适应听众）、过程要可控（秩序、节奏和效果）。

(一) 职业化电子文稿的阅读规律

常规审计方法：按文稿结构、看幻灯片内容、品信息间的衔接与逻辑关系。

1. 关于演示文稿结构的审读

(1) 审阅演示文稿结构的原则

一个主题演讲只允许存在一个中心思想，内容的结构分解过程包括自上而下（纵向）和从左至右（横向）两个方向展开。即与行文结构搭建原则相同（即通过文章三级标题，体现内容的三层结构。

自上而下拆分子思想的过程，要求达到独立、穷尽的状态；

从左至右拆分子思想的过程，要求达到同属、顺序的排列。

该思想可借助“金字塔原理”课程的要领进行训练（见图 1）。

(2) 审阅演示文稿结构的工具

利用PowerPoint软件的“大纲”视图，可方便查看并控制文稿的结构，包括：升降级、位移及展折控制，以及在结构间的任意跳转，大大减轻了结构化审核及编辑的操作麻烦，为条理演讲呈现的思路，理清层次结构提供了最有效的工具（见图 16左侧窗格）：

图 16 职业化的演示文稿通过“大纲”视图可以方便审核并编辑文稿结构

说明：本课程将重点说明如何借助“大纲”视图简化文章思路的条理性。包括各级标题的父子关系，各个段落间的逻辑关系，以及宏观与微观审纲的技巧等。

2. 关于文稿版式的审读

(1) 审阅文稿版式的原则

职场行文要求同类段落不论在一篇文稿中出现几次，不论出现在哪一页中，都必须格式相同。但现状是人们习惯使用“格式刷”处理，导致丢三拉四的现象普遍存在，影响着文稿的排版质量，增加了相关编修的操作负担。

(2) 审阅文稿版式的工具

为保证同一演示文稿各幻灯片页面格式统一，PowerPoint软件提供了一个名为“母版”的功能，只要在母版中一次性针对文稿各级标题逐一设置格式（见图 17），就可保证各幻灯片中各级标题具有统一的格式。

图 17 利用“母版”可预先、一次性设置文稿的版式

一旦在母版中预先设置文稿格式后，还可以通过“重设”功能方便更新幻灯片的版式（见图 18）。所以，该工具就成为判断文稿版式是否规范的利器。

图 18 运用母版可以快速统一幻灯片页面格式，并方便更新

说明：本课程教学中将重点说明如何规划及审核“母版”内容，如何评价演示文稿各幻灯片具有统一的格式等。

1. 现代文稿的审核原则

在职场进行演讲和表达呈现的过程中，对演示文稿的质量审核主要关注以下五个方面：

一审结构要清晰，通过三级标题审核三层结构的合理性，以理清演讲思路；

二审版式要规范，保证同类对象在各个幻灯片页面中显示统一的排版格式；

三审语言要简捷，尽量运用抽象的文字、短语或祈使句，以强化记忆效果；

四审内容要丰富，从适于听者理解的角度，添加有效展示内容的幻灯片元素；

五审过程要可控，通过动画环节的设置，有效控制演讲的秩序、节奏与效果。

(二) PowerPoint软件应用的现行问题

由于演示文稿的制作与使用者常常会是两个角色，为此我们将针对这两个角色加以说明。

1. 演示文稿制作者的主要应用问题

(1) 文稿结构不清引发的审阅和编辑问题

目前在打开的演示文稿中，如果打开“大纲”视图，通常过不能显示完整的文章结构（即三级标题），更谈不上方便文稿结构的审核及编辑了（见图 19左侧）。

由于人们不习惯运用“大纲”视图，所以导致用打印纸稿后进行审阅，既浪费纸张，又不方便在跳转中查看文稿的结构。一旦文稿进行频繁修改，撰稿人将反复处理那些简单、重复性编修操作，还不一定保证版式的规范整齐。

图 19 存在结构和内容问题的演示文稿

(2) 文稿排版与格式不统一问题

为保证同一演示文稿各幻灯片的格式统一（包括各级标题的排版格式，及每页固定位置都要显示的内容）。现行状态是频繁的手工处理，导致既不规范又容易造成丢三拉四的现象，尤其是在重复性编排时更为麻烦。

如果借助PowerPoint提供的“母版”功能，只需要预先且一次性设置各级标题格式，即可保证各幻灯片标题的格式统一（见图 17）。

例如：常规演示文稿只设置3至4级标题的格式，即可满足相对复杂结构的展示（而母版中预留了6级标题）。

(3) 繁冗文字影响倾听的表达效果的问题

由于演示文稿的准备和制作时间一般都较紧张，假如制作人平时再没有积累相关素材（如提炼过的文字、数据表格或图表等），在临时抱佛脚的情况下，就只剩下一个方法，那就是将要说的话逻列于幻灯片页面之上，形成了长文字现象（见图 19右侧）。

所谓长文字，指的是一张幻灯片中的一个自然段内呈现大于三行的文字。这样的幻灯片，即不方便倾听者理解和记忆内容，同时也为演讲者增加了大量背书负担，严重影响着演讲、表达和沟通的效果。

(4) 活泼的页面元素却未准确体现信息的辅助表达问题

目前很多制作演示文稿的人或学员，总在要求多介绍一些活跃版面，以及增强色彩方面的功能，恰恰忽略了这些元素及色彩的表述内涵。所以，幻灯片虽然制作相对活泼，但从内容的理解和表达的角度上却显得相对茫然。尤其是错用了图表的类型（四大类：柱条、线面、饼环和分布），解读的方法将产生质的差异。

以“图示”功能为例，Office自2007版后确实增加了大量图示效果（称为“SmartArt”功能），包括八类几十种（见图 20）。

图 20 各类图表和图示都内涵着相对固定的表述概念，不能错用！

如果若错用“循环”类图示解读与“结构层次”相关的展示内容，不但有哗众取宠之嫌，甚至会误导听者对内容的准确理解。

(5) 动画效果未起到控制演讲节奏的问题

在制作幻灯片的过程中，人们面对“动画”功能通常存在两种不正确的态度：

一是，要求禁止使用动画。例如一些管理者会说“搞那么动画干什么，乱七八糟的！”。

二是，在PPT大赛中比谁做的动画更具技术性（为他人所不及）。

所以，目前很多演示文稿要不没有动画环节，要么就在比拼动画的技术特性。

其实这两种使用动画效果的倾向都存在偏颇。正确的理解是：PowerPoint之所以提供动画功能，完全是根据演讲控制的需求而设。主要作用包括三项内容：即控制演讲的秩序、节奏和效果（见图 21）。

图 21 通过对幻灯片内各对象（如段落）的动画设置可控制演讲的节奏

从上述一系列不规范的演示文稿制作问题中可以看出：目前人们不是不会使用PowerPoint软件，而是急待解决正确使用软件功能，以提升辅助倾听的效果，以及辅助表达的能力方面。

通过我们的培训，通常可以将复杂的呈现与表达过程简单化，帮助普通人也能够有效地表达思想、展示内容，并形成习惯。

2. 演示文稿使用者的主要应用问题

演示文稿的使用（即演讲）者，有可能就是演示文稿的制作者，但是在一些单位制作者与演讲者却是两个角色。针对这一情况，有必要说明使用者在现阶段存在着哪些问题，以及应当如何与制作者实现无缝对接。

(1) 将幻灯片当作“题词板”问题

如果将演讲者要说的话都罗列于各张幻灯片中，就相当于一个“题词板”。演讲者就很容易变成面对幻灯片的读白人。而读白念台词一般都不是管理者的强项，他们更希望通过关键词、数据、图表等元素进行说明或解读式的表达。所以，题词板将严重影响到演讲人的台上发挥。

(2) 演示文稿的正确、高效审核问题

目前管理在审核演示文稿的过程中，大多将精力集中的内容方面，却忽视的倾听与审核的规律。

前面已经介绍，适合辅助倾听与表达的演示文稿，通常需要从三个方面审核：

 按结构审演示文稿的条理是否清楚，以保证演讲过程思路清晰，百问不倒。可借助PPT软件提供的“大纲”视图进行，按金字塔原理审核；

 看内容是否丰富易呈现，包括文字、表格或图表、图形和多媒体等元素是否运用得当（方便听者理解，方便演讲者解读）；

 审控制环节，包括：起、止、停顿、层次、跳转等是否合理、通畅。可借助PPT软件提供的“动画”窗格处理。

如果自己的演示文稿由他们制作，则应通过上述三个环节向制作者提示具体要求。返回后再按此标准进行审核验收，以便自己按这一规律准备排练，并借助演示文稿成功实现有效的呈现过程。

(3) 预演排练及灵活发挥问题

很多管理者常以工作紧张为由，忽略了对演示文稿的反复审核和预演排练过程。自己认为可以讲好的内容，即常常因意外因素干扰而影响演讲的效果，这是很普遍的一种现象。

原因就是没有对演示文稿进行充分的预演排练。这一过程可以在很大程度上发现演示文稿存在的问题，包括结构性问题、表述形式及理解程度方面的问题，甚至演讲过程的可操控问题。

所以，在此强烈建议每一位演讲者，上台前务必认真对待预演排练过程。本课程也将在此设置相关环节以简化排练的过程。

综上所述，不论演示文稿的制作者不是演讲人，在运用PowerPoint软件的过程中，都存在或多或少的应用问题。如果能够按倾听及表达规律掌握软件的相关功能，相信会大大提升演讲与呈现表达的水平。

(三) 正确使用PowerPoint软件的学习要领

1. 改善制作者PowerPoint软件应用能力的教学要领

(1) 规范职业化演示文稿的制作流程

通过规范化演示文稿的制作流程，可以帮助制作者养成良好的行文习惯，制作出适合辅助倾听与表达的高质量演示文稿。

我们课程将按演示文稿制作的规律，沿规范流程展开软件功能的说明，以此帮助学习者进入自主学习的状态。

(2) 呈现内容及素材的积累和组织

演讲成功的基本要素在于结构（思路清楚），但内容的详实、可靠可信度，甚至生动活泼性等，同时构成了演讲成败的另一要素。

然而，不少人却忽视了日常活动中这些元素的随时收集、及时整理和组织，导致制作演示文稿时出现临时抱佛脚都来不及的现象。

与之相关的内容，我们将通过课程添加元素一节说明，包括：

文字的组织与提炼，包括目标描述、阶段小结等；

数据的收集和整理，包括记录、组织、处理与分析（更深入的内容将通过Excel课程展开）；

图示的准备，包括业务流程图、组织结构图、思维导图的日常制作等；

相关资料的收集（如与业务相关的图形、图片、多媒体、模板等）。

总之，幻灯片元素是否丰富、易懂，直接影响着倾听与表达呈现的效果，主要幻灯片元素的使用要领见表 2：

表 2 幻灯片各类元素的呈现作用

(3) 借助动画效果控制演讲过程

前面已经说明了动画功能在演示文稿制作中的作用。所以，制作者在完成演示文稿制作后，应当按演讲的要求，设置相关动画（包括幻灯片切换动画和自定义动画，甚至超链接跳转等），以适合演讲过程中的控制环节，在此基础上，才更有利于高效的互动交流。

课程将通过多版式、超链接、动画效果等功能强化这方面的训练。

2. 提升演讲者运用PowerPoint软件能力的教学要领

(1) 会评价

从管理（演讲）者的角度看，首先必须掌握职业化电子文稿的评价标准（定量或定性），其次就是掌握简单的审阅评价工具，才能有效提高文档的审阅效率和质量。

本课程将针对职场对演示文稿的三项基本要求，说明并训练管理（演讲）者掌握演示文稿的审阅方法和评价要领。

(2) 会使用

不实现有效的表达，演讲者本身也应当掌握一些PowerPoint软件的使用技巧，包括在结构中跳转、控制掌握的秩序和节奏的技巧，借助演示文稿组织互动环节等。

为满足管理（演讲）者这方面的要求，我们将设置专题课程，以互动方式进行训练。

(3) 会指令

一旦管理（演讲）者掌握了高效控制演示文稿的方法，就比较容易向制作者下达准确、和有效的制作要求了。如果演示文稿的制作者与演讲者可以用共同的语言互动交流，就可以改善现阶段制作与使用“两张皮”的尴尬现状，共同提升表达与沟通方面的能力。

3. 课程大纲

借PowerPoint软件提升职业化演讲与表达能力的应用课程，我们设计了一个1～2天的规范课程（见附件）。包括四个教材阶段：

 认识倾听与表达的的规律及职业化演示文稿的评价标准

 按规范制表流程建立适合辅助演讲的文稿结构

 添加各类辅助表达与呈现的元素

 设置动画控制演讲过程的节奏

课程内容还可以根据单位的具体需要进行微调，以更好地适应学习所需。

四、 人与计算机交流互动方面存在的问题

前面已经通过职业化电子文稿的审读要领说明了统一审读方法的重要性，也通过Office三大主体软件的学习要领说明了正确使用工具的重要性。最后再说说目前人与计算机交流过程中的问题，以及教学过程的处理方法。

因为人与计算机的交流方式主体是通过图形语言进行的（而不是语音）。所以，在这方面很多人都存在着或多或少的交流障碍，从而导致操作效率低下、质量不易控制。

目前主要的人-机交流障碍表现在三个方面：

 鼠标光标形态与鼠标各键操作对应关系不明，导致互不理解；

 排版对象的格式与工具按钮的显示状态对应不明，导致判断茫然；

 菜单或功能区选项卡布局的规律不明，导致乱“逛菜单”的现象。

针对上述主要问题，本课程将在主体应用的教学过程中，兼顾人-机交流方面的训练，尽量帮助学员掌握自主学习的方法。下面以Word软件为主，说明现阶段存在的主要人-机交流问题，其他软件的问题基本相同。

1. 认识光标形态对应鼠标操作

鼠标光标在页面的不同位置，将显示不同的形态。每一个光标的形态，则表示此时、此地可以执行一个特定的任务或操作，并希望获得操作者的回应（见表 3及图 22）。

表 3 光标形态与鼠标操作的对应关系

然而，在实际操作过程中人们通常没有注意到这些光标的变化，大多按自己的习惯进行操作，没有与光标形态完成对话（回应），所以总是觉得找不到有效的工具。

  22 鼠标光在页面的不同位置将显示不同形态，表示可以进行特定的操作

我们的课程将重点说明图形语言的观察及回应要领。

2. 排版对象格式与工具按钮的对应关系

在教学过程中，常常会有学员用手指着某的段落提问“为什么这段是居中排列的，我想的是居左呀！”（见图 23）。

图 23 屏幕中某对象的状态通过与工具区的按钮存在着对应关系

如果我们将这个排版不正确的段选中（显示反白状态），立刻就可以通过“开始”选项卡的“段落”组发现，是那个“居中”按钮高亮着。只要单击一下“居左”的按钮，该段落就可以实现预期的排版效果了。

俗话说“会看的看门道，不会看的则看热闹”。我们的课程将在“看门道”的规律和方法上进行有效的引导。

3. 菜单或功能区选项卡的布局规律

不论是2003及以前各旧版本的菜单，还是2007及以后新版本的功能区选项卡，在组织各项操作功能的过程中都存在相对固定的规律，一旦认识这些规律，操作命令就可以在准确描述工作目标的前提下，逐个显现出来，以避免“逛菜单”的现象。

但是，现阶段却很少有Office的使用者真正理解其中的布局规律。本文简述如下，详细内容的训练方法，将通过课程进行。

(1) Office 2003及以前各旧版本的菜单布局规律

在2003及所有旧版本中，操作命令是通过菜单形式组织的。菜单的布局规律是以操作性质进行分类的（见图 24）。例如：

图 24 Office 2003及以前旧版本的菜单分布状态

与整文档相关的操作命令，罗列于“文件”菜单中；

与文档内部某对象位置相关的操作命令，组织于“编辑”菜单中；

与文档内部某对象形象相关的操作命令，组织于“格式”菜单中；

与页面中添加辅助元素相关的操作命令，组织于“插入”菜单中；

与屏幕显示和控制相关的操作命令，不在“视图”中就在“窗口”内；

杂项命令罗列于“工具”菜单中。

每个Office软件还设立了一个或多个与本程序相关的菜单，如Word设置了“表格”菜单，Excel设置了“数据”和“图表”菜单，PPT中设置了“自定义动画”菜单等。

(2) Office 2007及以后各版本的功能区选项卡布局规律

自Office 2007版本开始，软件的命令组织形式由“菜单”改为功能区“选项卡”（标签），而且命令的分布规律也由按操作性质改成按工作流程的顺序，从“Office按钮”（2007版）或“文件”选项卡（2010版后）开始，从左至右依次排列各个选项卡（见图 25）。例如：

图 25 Office 2007及以后各版本，依工作流顺序组织功能区选项卡

与整文档相关的操作命令，罗列于“Office按钮”或“文件”选项卡中；

与制作文档结构相关的操作命令，组织于“开始”选项卡中（包括了一组“编辑”命令，位于“开始”卡的左右两端，和一组修饰命令，位于“开始”卡的中段）；

与页面中添加辅助元素相关的操作命令，组织于“插入”选项卡中；

与文稿整体排版相关的命令，则独立设置了“页面布局”或“设计”选项卡；

以上内容形成个人工作流程的主体内容。

与工作组协作相关的操作命令，组织于“审阅”选项卡（进入协作流程）；

与屏幕显示和控制相关的操作命令，组织于“视图”选项卡；

每个软件还设置了若干个性化选项卡及上下文选项卡（以处理特殊对象的控制）。

通过以上对Office三大常用软件的问题说明及分析，可以看出现阶段职场Office应用的主要问题，这些问题大致反映在三个方面，即：

 文档阅读的标准尚不统一，导致文档制作人常常与文档审阅者存在沟通间的差异，即影响工作效率，也阻碍了正确规则的贯彻执行。

 审阅工具未能有效地发挥作用。虽然配备了现代化办公工具（计算机），但人们还在习惯性地按传统方式工作，导致拿着“自动步枪”当“三入杆”使用的尴尬现象，既影响管理者决策，也不利于员工提升职业化办公工作的素质。

 人与计算机的交流存在着一定障碍，使得一些人觉得信息技术应用很困难，拒绝使用新技术（甚至存在明显的抗拒心理），而另一些人成为了技术的奴隶，没有真正借助工具简化规则的实现，导致技术与应用“两张皮”现象。

所以，面向广大职场员工普及信息化技术以及Office软件正确使用的方法，将成为现实问题。我们愿意与管理者和员工一同努力，借助现代信息化的技术，训练良好的职业化行为习惯，在工具的辅助作用下，逐渐提升我们自身的职业化办公文档制作素质。

本培训中心愿意为职场人员提供相关培训服务。